Política de privacidad

1. Quiénes somos

Borrador: el registro de la empresa en Georgia aún no ha finalizado. Responsable del tratamiento: [TO COMPLETE: nombre]. Número de registro: [TO COMPLETE: número]. Domicilio: [TO COMPLETE: dirección]. Estos datos aún no están confirmados.

Consultas y solicitudes sobre datos personales: admin@oktava.app. Las solicitudes las gestiona el equipo de Oktava; no hemos designado un delegado de protección de datos porque nuestro tratamiento es de escala limitada y no implica datos sensibles ni una observación sistemática de personas.

Nuestro representante en la Unión Europea conforme al artículo 27 del RGPD y, cuando sea necesario, en el Reino Unido, se indicará en esta página antes de que el Servicio se abra a clientes en esos territorios.

2. Qué datos recogemos

Datos de la cuenta. La dirección de correo electrónico y el identificador de inicio de sesión que recibimos de nuestro proveedor de autenticación cuando usted crea una cuenta o inicia sesión, y el país de su cuenta. No almacenamos contraseñas; el inicio de sesión lo gestiona el proveedor de autenticación.

Datos de la empresa que usted introduce. El nombre y la dirección de cada establecimiento, sus puntos de reproducción y los dispositivos que active. El nombre y la dirección del establecimiento figuran en los documentos que generamos para ese establecimiento.

Datos del servicio creados al usar Oktava. El registro de reproducción (qué pistas se reprodujeron en qué punto y cuándo), el historial de activación y revocación de dispositivos, el estado de la suscripción recibido de nuestro proveedor de pagos y los eventos de producto (por ejemplo, que se creó una cuenta, se activó un dispositivo o se descargó un documento). El registro de reproducción forma parte del producto: documenta lo que sonaba en su establecimiento.

Datos técnicos. Dirección IP, información del navegador y del dispositivo, marcas de tiempo e informes de error generados cuando usted utiliza el sitio web, el área de cuenta o el reproductor. Los registros de servidor y de entrega los conservan nuestros proveedores de alojamiento.

Correspondencia de soporte. Los mensajes que nos envía y nuestras respuestas.

Recomendaciones. Si invita a otra empresa con su enlace de recomendación, registramos la vinculación entre la cuenta que invita y la cuenta invitada.

Analítica. En el sitio web contamos las visitas sin cookies y sin identificar a los visitantes. En el área de cuenta podemos pedirle su consentimiento para grabar sus sesiones con el fin de mejorar el producto; véase la Sección 9.

Datos de pago. No recibimos ni almacenamos números de tarjeta ni datos bancarios. Los pagos son procesados por nuestro comerciante registrado, el vendedor registrado indicado en el proceso de pago, que trata los datos de pago como responsable independiente conforme a su propia política de privacidad. Recibimos el identificador de la transacción, el estado del pago, el plan, el país y la situación fiscal.

No solicitamos ni tratamos a sabiendas categorías especiales de datos personales.

3. Para qué los utilizamos y con qué base jurídica

Datos de la cuenta: para crear la cuenta, iniciar su sesión y prestar el Servicio. Base: ejecución de un contrato, art. 6.1.b) del RGPD.

Datos de la empresa: para vincular las suscripciones a los establecimientos, generar documentos para cada establecimiento y aplicar las normas del país. Base: ejecución de un contrato, art. 6.1.b).

Registro de reproducción e historial de dispositivos: para aportar la prueba a la que se refieren los documentos, investigar controversias y proteger el catálogo. Base: ejecución de un contrato e interés legítimo, art. 6.1.b) y 6.1.f).

Eventos de producto: para comprender cómo se utiliza el Servicio y corregir problemas de incorporación. Base: interés legítimo, art. 6.1.f).

Datos técnicos e informes de error: seguridad, prevención de abusos y diagnóstico de fallos. Base: interés legítimo, art. 6.1.f).

Correspondencia de soporte: para responder a sus solicitudes. Base: ejecución de un contrato e interés legítimo.

Estado del pago procedente del comerciante registrado: para conceder y retirar el acceso y para la contabilidad. Base: ejecución de un contrato y obligación legal, art. 6.1.b) y 6.1.c).

Registros de recomendación: para gestionar el programa de recomendación. Base: ejecución de un contrato, art. 6.1.b).

Grabaciones de sesión en el área de cuenta: para mejorar el producto. Base: consentimiento, art. 6.1.a), revocable en cualquier momento.

Novedades del producto no relacionadas con el Servicio: para informarle sobre el producto. Base: consentimiento, art. 6.1.a), revocable en cualquier momento.

No vendemos datos personales, no los utilizamos para publicidad de terceros, no elaboramos perfiles de personas con fines publicitarios y no tomamos decisiones con efectos jurídicos sobre las personas basadas únicamente en medios automatizados.

4. Quién los trata

Utilizamos proveedores de servicios (encargados del tratamiento) que actúan siguiendo nuestras instrucciones en virtud de contratos de encargo del tratamiento. Por categoría: autenticación (inicio de sesión y seguridad de la cuenta); comerciante registrado (pagos, impuestos, facturas; responsable independiente respecto de los datos de pago); envío de correo electrónico transaccional; alojamiento, distribución de contenidos y streaming del catálogo; base de datos gestionada; analítica de producto, grabaciones de sesión y monitorización de errores; asesores profesionales (abogados, contables, auditores), sujetos a confidencialidad.

La lista actual de proveedores, con la función y la región de tratamiento de cada uno, se publica en la página Proveedores de servicios y forma parte de esta política. Actualizamos la lista cuando cambia un proveedor.

También comunicamos datos cuando lo exige la ley o una solicitud lícita de una autoridad competente, y en caso de fusión, adquisición o venta del negocio, en las condiciones de esta política.

5. Transferencias internacionales

Sus datos se almacenan y tratan en servidores de la Unión Europea. Oktava está establecida en Georgia y nuestro equipo accede a los sistemas desde Georgia; se trata de una transferencia a un país respecto del cual la Comisión Europea no ha adoptado una decisión de adecuación. La basamos en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, con una evaluación del riesgo de la transferencia y medidas técnicas (cifrado en tránsito y en reposo, acceso minimizado). Cuando un proveedor trata datos fuera del EEE, nos amparamos en una decisión de adecuación o en cláusulas contractuales tipo.

6. Durante cuánto tiempo los conservamos

Datos de la cuenta y de la empresa: mientras exista la cuenta. Cuando usted elimina la cuenta, la dirección de correo electrónico y el identificador de inicio de sesión se borran y la cuenta se anonimiza.

Registro de reproducción e historial de dispositivos: se conservan tras la eliminación de la cuenta de forma anonimizada, vinculados al establecimiento y no a una persona. El registro es la prueba a la que se refieren sus documentos y puede ser necesario mientras una entidad de gestión colectiva pueda presentar una reclamación por periodos pasados.

Eventos de producto: se conservan con la cuenta y se anonimizan con ella.

Registros técnicos e informes de error: los conservan nuestros proveedores durante un periodo limitado fijado en sus condiciones y después se eliminan.

Grabaciones de sesión: se conservan durante el breve periodo indicado cuando solicitamos su consentimiento y después se eliminan.

Correspondencia de soporte: el tiempo necesario para atender la solicitud y los seguimientos relacionados.

Registros contables y datos de transacciones: durante el periodo exigido por la legislación fiscal y contable.

7. Sus derechos

Si se encuentra en la UE o en el EEE, tiene derecho a acceder a sus datos y recibir una copia, a rectificarlos, a suprimirlos, a limitar el tratamiento, a la portabilidad de los datos, a oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo (incluida la mercadotecnia directa, que en tal caso cesamos incondicionalmente), a retirar el consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte al tratamiento anterior a la retirada, y a presentar una reclamación ante la autoridad de control del país en el que reside o trabaja.

Cómo ejercerlos: exporte sus datos y elimine su cuenta desde el área de cuenta, o escriba a admin@oktava.app desde la dirección vinculada a la cuenta. Respondemos en el plazo de un mes; en el caso de solicitudes complejas podemos ampliarlo hasta dos meses más y se lo comunicaremos. Podemos pedirle que confirme su identidad. Las solicitudes son gratuitas, salvo que sean manifiestamente infundadas o repetitivas.

Algunos derechos están limitados por nuestras obligaciones: los registros contables no pueden suprimirse antes de que finalice el plazo legal, y el registro de reproducción de un establecimiento no se suprime a petición, porque no identifica a una persona y sirve como prueba en virtud del contrato.

8. Derechos conforme a otras legislaciones

Aplicamos el mismo estándar a todos los clientes con independencia del país. Además:

Reino Unido. Los derechos de la Sección 7 se aplican conforme al UK GDPR; las reclamaciones se dirigen a la Information Commissioner's Office.

Estados Unidos. Cuando resulte aplicable una ley estatal de privacidad, puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión y una copia de sus datos. No vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad dirigida, por lo que no se necesita ningún mecanismo de exclusión. No discriminamos por el ejercicio de derechos.

Canadá. Puede acceder a sus datos y rectificarlos, y presentar una reclamación ante nosotros y después ante la Office of the Privacy Commissioner of Canada o, en Quebec, ante la Commission d'accès à l'information.

Australia. Puede solicitar el acceso y la rectificación, y presentar una reclamación ante nosotros y después ante la Office of the Australian Information Commissioner.

Brasil. Los derechos previstos en la LGPD (acceso, rectificación, anonimización, supresión, portabilidad, información sobre la compartición, retirada del consentimiento) pueden ejercerse en admin@oktava.app; las reclamaciones se dirigen a la ANPD.

9. Cookies, almacenamiento local y analítica

El sitio web y el área de cuenta utilizan únicamente las cookies y el almacenamiento local necesarios para iniciar sesión, mantener su sesión y recordar la configuración de su interfaz. No se requiere consentimiento para ellos, y no hay banner de cookies.

Las visitas al sitio web se contabilizan sin cookies y sin identificadores almacenados en su navegador.

En el área de cuenta podemos pedirle que permita la grabación de sus sesiones para mejorar el producto. No se graba nada hasta que usted acepta. Las grabaciones enmascaran el texto escrito, las direcciones de correo electrónico y las direcciones postales. Puede retirar el consentimiento en el área de cuenta o escribiendo a admin@oktava.app. El uso del producto en el área de cuenta se mide por identificador de cuenta, no por correo electrónico ni nombre.

No utilizamos rastreadores publicitarios.

10. Seguridad

Protegemos los datos con medidas proporcionadas al riesgo, entre ellas: cifrado en tránsito; cifrado en reposo por parte de nuestro proveedor de base de datos; acceso a la base de datos restringido a nuestros servidores; entrega del catálogo únicamente mediante enlaces firmados de corta duración; un token individual para cada dispositivo reproductor, que usted puede revocar desde el área de cuenta; autenticación de dos factores en las cuentas administrativas; separación de los entornos de prueba y producción; copias de seguridad periódicas. Ningún sistema es completamente seguro, y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

11. Menores

El Servicio se ofrece a empresas y no está dirigido a menores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores; si cree que lo hemos hecho, escriba a admin@oktava.app y los eliminaremos.

12. Violaciones de la seguridad de los datos

Si una violación de la seguridad de los datos personales puede entrañar un riesgo para las personas, lo notificamos a la autoridad de control competente en el plazo de 72 horas desde que tengamos conocimiento de ella y, cuando el riesgo sea alto, a las personas y clientes afectados sin dilación indebida.

13. Modificaciones de esta política

Podemos actualizar esta política, por ejemplo cuando cambie un proveedor o el Servicio se abra en un nuevo país. La versión vigente, con su fecha de entrada en vigor, está siempre disponible en nuestro sitio web. Notificamos a los clientes los cambios sustanciales con antelación por correo electrónico o en el área de cuenta.

El contrato entre usted y Oktava se rige por la legislación de Georgia; esto no afecta a sus derechos conforme a la legislación de protección de datos del país en el que se encuentra, ni a su derecho a presentar una reclamación ante su autoridad de control local.