Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Projet : l’immatriculation de la société en Géorgie n’est pas terminée. Responsable du traitement : [TO COMPLETE: nom]. Numéro d’immatriculation : [TO COMPLETE: numéro]. Adresse : [TO COMPLETE: adresse]. Ces informations ne sont pas encore confirmées.

Questions et demandes relatives aux données personnelles : admin@oktava.app. Les demandes sont traitées par l'équipe Oktava ; nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car nos traitements sont d'ampleur limitée et ne portent ni sur des données sensibles ni sur une surveillance systématique de personnes.

Notre représentant dans l'Union européenne au titre de l'article 27 du RGPD, et le cas échéant au Royaume-Uni, sera nommé sur cette page avant l'ouverture du Service aux clients de ces territoires.

2. Ce que nous collectons

Données de compte. L'adresse e-mail et l'identifiant de connexion que nous recevons de notre prestataire d'authentification lorsque vous créez un compte ou vous connectez, ainsi que le pays de votre compte. Nous ne stockons pas de mots de passe ; la connexion est gérée par le prestataire d'authentification.

Données professionnelles que vous saisissez. Le nom et l'adresse de chaque établissement, ses points de diffusion et les appareils que vous activez. Le nom et l'adresse de l'établissement figurent sur les documents que nous générons pour cet établissement.

Données de service créées par l'utilisation d'Oktava. Le journal de lecture (quels titres ont été diffusés, sur quel point et à quel moment), l'historique d'activation et de révocation des appareils, le statut d'abonnement reçu de notre prestataire de paiement et les événements produit (par exemple la création d'un compte, l'activation d'un appareil ou le téléchargement d'un document). Le journal de lecture fait partie du produit : il documente ce qui était diffusé dans votre établissement.

Données techniques. Adresse IP, informations sur le navigateur et l'appareil, horodatages et rapports d'erreur générés lorsque vous utilisez le site web, l'espace compte ou le lecteur. Les journaux de serveur et de diffusion sont conservés par nos prestataires d'hébergement.

Correspondance avec le support. Les messages que vous nous envoyez et nos réponses.

Parrainages. Si vous invitez une autre entreprise avec votre lien de parrainage, nous enregistrons le lien entre le compte parrain et le compte invité.

Statistiques. Sur le site web, nous comptons les visites sans cookies et sans identifier les visiteurs. Dans l'espace compte, nous pouvons vous demander votre consentement pour enregistrer vos sessions afin d'améliorer le produit ; voir l'article 9.

Données de paiement. Nous ne recevons ni ne stockons de numéros de carte ou de coordonnées bancaires. Les paiements sont traités par notre vendeur officiel (merchant of record), nommé lors du paiement, qui traite les données de paiement en tant que responsable du traitement indépendant selon sa propre politique de confidentialité. Nous recevons l'identifiant de transaction, le statut du paiement, la formule, le pays et le statut fiscal.

Nous ne demandons pas et ne traitons pas sciemment de catégories particulières de données personnelles.

3. Pourquoi nous les utilisons et sur quelle base juridique

Données de compte : pour créer le compte, vous connecter et fournir le Service. Base : exécution d'un contrat, art. 6, par. 1, point b) du RGPD.

Données professionnelles : pour rattacher les abonnements aux établissements, générer les documents de chaque établissement et appliquer les règles du pays. Base : exécution d'un contrat, art. 6, par. 1, point b).

Journal de lecture et historique des appareils : pour fournir les éléments de preuve auxquels les documents se réfèrent, instruire les litiges et protéger le catalogue. Base : exécution d'un contrat et intérêt légitime, art. 6, par. 1, points b) et f).

Événements produit : pour comprendre comment le Service est utilisé et corriger les problèmes de prise en main. Base : intérêt légitime, art. 6, par. 1, point f).

Données techniques et rapports d'erreur : sécurité, prévention des abus et diagnostic des pannes. Base : intérêt légitime, art. 6, par. 1, point f).

Correspondance avec le support : pour répondre à vos demandes. Base : exécution d'un contrat et intérêt légitime.

Statut de paiement transmis par le vendeur officiel : pour accorder et retirer l'accès, et pour la comptabilité. Base : exécution d'un contrat et obligation légale, art. 6, par. 1, points b) et c).

Enregistrements de parrainage : pour faire fonctionner le programme de parrainage. Base : exécution d'un contrat, art. 6, par. 1, point b).

Enregistrements de session dans l'espace compte : pour améliorer le produit. Base : consentement, art. 6, par. 1, point a), révocable à tout moment.

Actualités produit sans lien avec le Service : pour vous informer sur le produit. Base : consentement, art. 6, par. 1, point a), révocable à tout moment.

Nous ne vendons pas de données personnelles, ne les utilisons pas pour de la publicité de tiers, ne profilons pas les personnes à des fins publicitaires et ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques sur des personnes par des moyens exclusivement automatisés.

4. Qui les traite

Nous faisons appel à des prestataires (sous-traitants) qui agissent sur nos instructions dans le cadre d'accords de traitement des données. Par catégorie : authentification (connexion et sécurité du compte) ; vendeur officiel (paiements, taxes, factures ; responsable du traitement indépendant pour les données de paiement) ; envoi d'e-mails transactionnels ; hébergement, diffusion de contenu et streaming du catalogue ; base de données managée ; statistiques produit, enregistrements de session et suivi des erreurs ; conseillers professionnels (avocats, comptables, auditeurs), tenus à la confidentialité.

La liste actuelle des prestataires, avec le rôle et la région de traitement de chacun, est publiée sur la page Prestataires et fait partie de la présente politique. Nous mettons la liste à jour lorsqu'un prestataire change.

Nous communiquons également des données lorsque la loi ou une demande légitime d'une autorité compétente l'exige, ainsi qu'en cas de fusion, d'acquisition ou de cession de l'activité, aux conditions de la présente politique.

5. Transferts internationaux

Vos données sont stockées et traitées sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Oktava est établie en Géorgie, et notre équipe accède aux systèmes depuis la Géorgie ; il s'agit d'un transfert vers un pays pour lequel la Commission européenne n'a pas adopté de décision d'adéquation. Nous le fondons sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, accompagnées d'une analyse d'impact du transfert et de mesures techniques (chiffrement en transit et au repos, accès réduit au minimum). Lorsqu'un prestataire traite des données en dehors de l'EEE, nous nous appuyons sur une décision d'adéquation ou sur des clauses contractuelles types.

6. Combien de temps nous les conservons

Données de compte et données professionnelles : tant que le compte existe. Lorsque vous supprimez le compte, l'adresse e-mail et l'identifiant de connexion sont effacés et le compte est anonymisé.

Journal de lecture et historique des appareils : conservés après la suppression du compte sous forme anonymisée, rattachés à l'établissement et non à une personne. Le journal constitue l'élément de preuve auquel vos documents se réfèrent et peut être nécessaire aussi longtemps qu'un organisme de gestion collective peut formuler une réclamation pour des périodes passées.

Événements produit : conservés avec le compte et anonymisés avec lui.

Journaux techniques et rapports d'erreur : conservés par nos prestataires pendant une durée limitée fixée dans leurs conditions, puis supprimés.

Enregistrements de session : conservés pendant la courte durée indiquée lorsque nous demandons votre consentement, puis supprimés.

Correspondance avec le support : aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande et les suites qui y sont liées.

Documents comptables et données de transaction : pendant la durée exigée par le droit fiscal et comptable.

7. Vos droits

Si vous êtes dans l'UE ou l'EEE, vous disposez du droit d'accéder à vos données et d'en recevoir une copie, de les rectifier, de les effacer, de limiter le traitement, à la portabilité des données, de vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime (y compris la prospection directe, à laquelle nous mettons alors fin sans condition), de retirer votre consentement à tout moment sans que cela n'affecte le traitement antérieur au retrait, et d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle du pays où vous résidez ou travaillez.

Comment les exercer : exportez vos données et supprimez votre compte depuis l'espace compte, ou écrivez à admin@oktava.app depuis l'adresse rattachée au compte. Nous répondons dans un délai d'un mois ; pour les demandes complexes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires au maximum et vous en informerons. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Les demandes sont gratuites, sauf si elles sont manifestement infondées ou répétitives.

Certains droits sont limités par nos obligations : les documents comptables ne peuvent pas être effacés avant l'expiration du délai légal, et le journal de lecture d'un établissement n'est pas effacé sur demande, car il n'identifie pas une personne et sert d'élément de preuve au titre du contrat.

8. Droits au titre d'autres législations

Nous appliquons le même standard à tous les clients, quel que soit leur pays. En complément :

Royaume-Uni. Les droits de l'article 7 s'appliquent au titre du UK GDPR ; les réclamations sont adressées à l'Information Commissioner's Office.

États-Unis. Lorsqu'une loi étatique sur la protection de la vie privée s'applique, vous pouvez demander l'accès, la rectification, la suppression et une copie de vos données. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité ciblée, de sorte qu'aucun mécanisme de refus n'est nécessaire. Nous ne pratiquons aucune discrimination liée à l'exercice de vos droits.

Canada. Vous pouvez accéder à vos données et les rectifier, et déposer une plainte auprès de nous, puis auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, de la Commission d'accès à l'information.

Australie. Vous pouvez demander l'accès et la rectification, et déposer une plainte auprès de nous, puis auprès de l'Office of the Australian Information Commissioner.

Brésil. Les droits prévus par la LGPD (accès, rectification, anonymisation, suppression, portabilité, information sur les partages, retrait du consentement) peuvent être exercés à l'adresse admin@oktava.app ; les réclamations sont adressées à l'ANPD.

9. Cookies, stockage local et statistiques

Le site web et l'espace compte n'utilisent que les cookies et le stockage local nécessaires à la connexion, au maintien de votre session et à la mémorisation de vos préférences d'interface. Aucun consentement n'est requis pour ceux-ci, et il n'y a pas de bandeau de cookies.

Les visites du site web sont comptées sans cookies et sans identifiants stockés dans votre navigateur.

Dans l'espace compte, nous pouvons vous demander d'autoriser l'enregistrement de vos sessions afin d'améliorer le produit. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas donné votre accord. Les enregistrements masquent le texte saisi, les adresses e-mail et les adresses postales. Vous pouvez retirer votre consentement dans l'espace compte ou en écrivant à admin@oktava.app. L'utilisation du produit dans l'espace compte est mesurée par identifiant de compte, et non par e-mail ou par nom.

Nous n'utilisons pas de traceurs publicitaires.

10. Sécurité

Nous protégeons les données par des mesures proportionnées au risque, notamment : chiffrement en transit ; chiffrement au repos par notre prestataire de base de données ; accès à la base de données restreint à nos serveurs ; diffusion du catalogue uniquement par des liens signés à courte durée de validité ; jeton individuel pour chaque appareil de lecture, que vous pouvez révoquer depuis l'espace compte ; authentification à deux facteurs sur les comptes d'administration ; séparation des environnements de test et de production ; sauvegardes régulières. Aucun système n'est totalement sûr, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

11. Mineurs

Le Service est proposé aux professionnels et ne s'adresse à aucune personne de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs ; si vous pensez que nous l'avons fait, écrivez à admin@oktava.app et nous les supprimerons.

12. Violations de données

Si une violation de données personnelles est susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, nous en informons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures après en avoir pris connaissance et, lorsque le risque est élevé, les personnes et les clients concernés dans les meilleurs délais.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique, par exemple lorsqu'un prestataire change ou lorsque le Service ouvre dans un nouveau pays. La version en vigueur, avec sa date d'effet, est toujours disponible sur notre site web. Nous informons les clients des modifications substantielles à l'avance, par e-mail ou dans l'espace compte.

Le contrat entre vous et Oktava est régi par le droit de la Géorgie ; cela n'affecte ni vos droits au titre de la législation sur la protection des données du pays où vous vous trouvez, ni votre droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale.