Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Concept: de registratie van de onderneming in Georgië is nog niet afgerond. Verwerkingsverantwoordelijke: [TO COMPLETE: naam]. Registratienummer: [TO COMPLETE: nummer]. Adres: [TO COMPLETE: adres]. Deze gegevens zijn nog niet bevestigd.

Vragen en verzoeken over persoonsgegevens: admin@oktava.app. Verzoeken worden behandeld door het team van Oktava; wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat onze verwerking beperkt van omvang is en geen gevoelige gegevens of stelselmatige monitoring van personen omvat.

Onze vertegenwoordiger in de Europese Unie op grond van artikel 27 AVG, en waar vereist in het Verenigd Koninkrijk, wordt op deze pagina genoemd voordat de Dienst daar voor klanten wordt opengesteld.

2. Wat wij verzamelen

Accountgegevens. Het e-mailadres en de aanmeldidentificatie die wij van onze authenticatieprovider ontvangen wanneer u een account aanmaakt of zich aanmeldt, en het land van uw account. Wij slaan geen wachtwoorden op; het aanmelden wordt afgehandeld door de authenticatieprovider.

Bedrijfsgegevens die u invoert. De naam en het adres van elke vestiging, haar afspeelpunten en de apparaten die u activeert. De naam en het adres van de vestiging verschijnen op de documenten die wij voor die vestiging genereren.

Dienstgegevens die ontstaan door het gebruik van Oktava. Het afspeellogboek (welke tracks op welk punt en wanneer zijn afgespeeld), de activerings- en intrekkingsgeschiedenis van apparaten, de abonnementsstatus die wij van onze betalingsprovider ontvangen, en productgebeurtenissen (bijvoorbeeld dat een account is aangemaakt, een apparaat is geactiveerd of een document is gedownload). Het afspeellogboek maakt deel uit van het product: het documenteert wat in uw vestiging werd afgespeeld.

Technische gegevens. IP-adres, browser- en apparaatgegevens, tijdstempels en foutrapporten die ontstaan wanneer u de website, de accountomgeving of de speler gebruikt. Server- en leveringslogboeken worden bijgehouden door onze hostingproviders.

Supportcorrespondentie. Berichten die u ons stuurt en onze antwoorden.

Verwijzingen. Als u met uw verwijzingslink een andere onderneming uitnodigt, leggen wij de koppeling tussen het uitnodigende en het uitgenodigde account vast.

Analyse. Op de website tellen wij bezoeken zonder cookies en zonder bezoekers te identificeren. In de accountomgeving kunnen wij uw toestemming vragen om uw sessies op te nemen ter verbetering van het product; zie artikel 9.

Betalingsgegevens. Wij ontvangen of bewaren geen kaartnummers of bankgegevens. Betalingen worden verwerkt door onze merchant of record, de bij het afrekenen genoemde verkoper, die betalingsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid verwerkt. Wij ontvangen de transactie-identificatie, de betalingsstatus, het abonnement, het land en de fiscale status.

Wij vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens en verwerken deze niet bewust.

3. Waarvoor wij ze gebruiken en op welke rechtsgrond

Accountgegevens: om het account aan te maken, u aan te melden en de Dienst te leveren. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b AVG.

Bedrijfsgegevens: om abonnementen aan vestigingen te koppelen, documenten voor elke vestiging te genereren en de landenregels toe te passen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b.

Afspeellogboek en apparaatgeschiedenis: om het bewijs te leveren waarnaar de documenten verwijzen, geschillen te onderzoeken en de catalogus te beschermen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub b en sub f.

Productgebeurtenissen: om te begrijpen hoe de Dienst wordt gebruikt en problemen bij de onboarding op te lossen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f.

Technische gegevens en foutrapporten: beveiliging, voorkoming van misbruik en diagnose van storingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f.

Supportcorrespondentie: om uw verzoeken te beantwoorden. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Betalingsstatus van de merchant of record: om toegang te verlenen en in te trekken en voor de boekhouding. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting, art. 6 lid 1 sub b en sub c.

Verwijzingsgegevens: om het verwijzingsprogramma uit te voeren. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, art. 6 lid 1 sub b.

Sessieopnamen in de accountomgeving: om het product te verbeteren. Grondslag: toestemming, art. 6 lid 1 sub a, op elk moment intrekbaar.

Productnieuws dat geen verband houdt met de Dienst: om u over het product te informeren. Grondslag: toestemming, art. 6 lid 1 sub a, op elk moment intrekbaar.

Wij verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken ze niet voor advertenties van derden, stellen geen profielen van personen op voor advertentiedoeleinden en nemen geen besluiten met rechtsgevolgen voor personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.

4. Wie ze verwerkt

Wij maken gebruik van dienstverleners (verwerkers) die op onze instructies handelen op grond van verwerkersovereenkomsten. Per categorie: authenticatie (aanmelden en accountbeveiliging); merchant of record (betalingen, belastingen, facturen; zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor betalingsgegevens); verzending van transactionele e-mail; hosting, contentlevering en streaming van de catalogus; beheerde database; productanalyse, sessieopnamen en foutmonitoring; professionele adviseurs (advocaten, accountants, auditors), gebonden aan geheimhouding.

De actuele lijst van dienstverleners, met de rol en de verwerkingsregio van elk, is gepubliceerd op de pagina Dienstverleners en maakt deel uit van dit beleid. Wij werken de lijst bij wanneer een dienstverlener wijzigt.

Wij verstrekken gegevens ook wanneer de wet of een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit dit vereist, en in geval van een fusie, overname of verkoop van de onderneming, onder de voorwaarden van dit beleid.

5. Internationale doorgiften

Uw gegevens worden opgeslagen en verwerkt op servers in de Europese Unie. Oktava is gevestigd in Georgië, en ons team benadert de systemen vanuit Georgië; dit is een doorgifte naar een land waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld. Wij baseren deze doorgifte op de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, met een beoordeling van het doorgifterisico en technische maatregelen (versleuteling tijdens overdracht en in opslag, geminimaliseerde toegang). Waar een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, steunen wij op een adequaatheidsbesluit of op standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang wij ze bewaren

Account- en bedrijfsgegevens: zolang het account bestaat. Wanneer u het account verwijdert, worden het e-mailadres en de aanmeldidentificatie gewist en wordt het account geanonimiseerd.

Afspeellogboek en apparaatgeschiedenis: worden na verwijdering van het account in geanonimiseerde vorm bewaard, gekoppeld aan de vestiging en niet aan een persoon. Het logboek is het bewijs waarnaar uw documenten verwijzen en kan nodig zijn zolang een collectieve beheersorganisatie een vordering over eerdere periodes kan instellen.

Productgebeurtenissen: worden met het account bewaard en daarmee geanonimiseerd.

Technische logboeken en foutrapporten: worden door onze dienstverleners bewaard gedurende een beperkte periode die in hun voorwaarden is vastgelegd, en daarna verwijderd.

Sessieopnamen: worden bewaard gedurende de korte periode die wordt genoemd wanneer wij uw toestemming vragen, en daarna verwijderd.

Supportcorrespondentie: zolang nodig om het verzoek en de daarmee samenhangende vervolgvragen af te handelen.

Boekhoudkundige gegevens en transactiegegevens: gedurende de periode die het belasting- en boekhoudrecht voorschrijft.

7. Uw rechten

Als u zich in de EU of de EER bevindt, heeft u het recht op inzage in uw gegevens en op een kopie daarvan, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van gegevens, op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (waaronder direct marketing, die wij dan onvoorwaardelijk staken), op intrekking van toestemming op elk moment zonder dat dit de verwerking vóór de intrekking aantast, en op het indienen van een klacht bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont of werkt.

Hoe u ze uitoefent: exporteer uw gegevens en verwijder uw account vanuit de accountomgeving, of schrijf naar admin@oktava.app vanaf het aan het account gekoppelde adres. Wij antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen en zullen wij u daarover informeren. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Verzoeken zijn kosteloos, tenzij zij kennelijk ongegrond of buitensporig herhaald zijn.

Sommige rechten worden beperkt door onze verplichtingen: boekhoudkundige gegevens kunnen niet vóór het einde van de wettelijke termijn worden gewist, en het afspeellogboek van een vestiging wordt niet op verzoek gewist, omdat het geen persoon identificeert en als bewijs onder de overeenkomst dient.

8. Rechten onder andere wetgeving

Wij hanteren dezelfde norm voor alle klanten, ongeacht het land. Daarnaast geldt:

Verenigd Koninkrijk. De rechten in artikel 7 gelden op grond van de UK GDPR; klachten kunnen worden ingediend bij het Information Commissioner's Office.

Verenigde Staten. Waar een privacywet van een staat van toepassing is, kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering en een kopie van uw gegevens. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor gerichte advertenties, zodat geen opt-outmechanisme nodig is. Wij discrimineren niet wegens het uitoefenen van rechten.

Canada. U kunt uw gegevens inzien en rectificeren en een klacht indienen bij ons en vervolgens bij het Office of the Privacy Commissioner of Canada of, in Quebec, bij de Commission d'accès à l'information.

Australië. U kunt om inzage en rectificatie verzoeken en een klacht indienen bij ons en vervolgens bij het Office of the Australian Information Commissioner.

Brazilië. De rechten op grond van de LGPD (inzage, rectificatie, anonimisering, verwijdering, overdraagbaarheid, informatie over het delen, intrekking van toestemming) kunnen worden uitgeoefend via admin@oktava.app; klachten kunnen worden ingediend bij de ANPD.

9. Cookies, lokale opslag en analyse

De website en de accountomgeving gebruiken uitsluitend de cookies en lokale opslag die nodig zijn om u aan te melden, uw sessie te behouden en uw interface-instellingen te onthouden. Daarvoor is geen toestemming vereist, en er is geen cookiebanner.

Websitebezoeken worden geteld zonder cookies en zonder identificatoren die in uw browser worden opgeslagen.

In de accountomgeving kunnen wij u vragen om toestemming voor het opnemen van uw sessies ter verbetering van het product. Er wordt niets opgenomen totdat u akkoord gaat. Opnamen maskeren ingetypte tekst, e-mailadressen en postadressen. U kunt uw toestemming intrekken in de accountomgeving of door te schrijven naar admin@oktava.app. Het productgebruik in de accountomgeving wordt gemeten op basis van de accountidentificatie, niet op basis van e-mailadres of naam.

Wij gebruiken geen advertentietrackers.

10. Beveiliging

Wij beschermen gegevens met maatregelen die in verhouding staan tot het risico, waaronder: versleuteling tijdens overdracht; versleuteling in opslag door onze databaseprovider; databasetoegang beperkt tot onze servers; levering van de catalogus uitsluitend via ondertekende, kortlevende links; een individueel token voor elk spelerapparaat, dat u vanuit de accountomgeving kunt intrekken; tweefactorauthenticatie op beheerdersaccounts; scheiding van test- en productieomgevingen; regelmatige back-ups. Geen enkel systeem is volledig veilig, en wij kunnen geen absolute beveiliging garanderen.

11. Kinderen

De Dienst wordt aangeboden aan ondernemingen en is niet gericht op personen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen; als u meent dat wij dit toch hebben gedaan, schrijft u naar admin@oktava.app en verwijderen wij deze.

12. Datalekken

Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een risico voor personen oplevert, melden wij dit binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en, bij een hoog risico, zonder onredelijke vertraging aan de betrokken personen en klanten.

13. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer een dienstverlener wijzigt of de Dienst in een nieuw land wordt opengesteld. De actuele versie, met de ingangsdatum, is altijd beschikbaar op onze website. Wij informeren klanten vooraf over wezenlijke wijzigingen per e-mail of in de accountomgeving.

Op de overeenkomst tussen u en Oktava is het recht van Georgië van toepassing; dit laat uw rechten op grond van het gegevensbeschermingsrecht van het land waar u zich bevindt, en uw recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit, onverlet.